Pengertian dan fungsi surat dinas

Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan
seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Oleh karena itu, melalui
surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi atau
percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi
secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat
penting dalam urusan bisnis.
Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah
kedinasan atau bisnis tertentu. Oleh karena itu, pembuatan surat-surat resmi
merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat resmi
ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota dinas,
pengumuman, dan surat panggilan.
Surat, terutama surat-surat resmi, juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang
mempunyai kekuatan hukum. Dalam suatu perusahaan, surat-surat yang
diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang
dilakukan oleh perusahaan tersebut. Lebih lanjut, surat juga mencerminkan corak,
keadaan mentalitas, dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan. Dengan
kata lain, dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta
perusahaan. Oleh karena itu, surat harus ditulis dan disusun dengan selalu
berhati-hati dan cermat.
Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara
melaksanakan peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai
sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan.
Jika ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi dibedakan menjadi
empat jenis, yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat
biasa.
Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat
penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara. Surat dengan kode
SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak
menerimanya. Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga.
Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau
SRHS, sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh surat
dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari negara
tetangga.
Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Surat dengan kode R atau
RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat
merugikan instansi, organisasi, perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Surat
ini dikirim dengan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi
dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. Contoh
surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat
(DP3).
Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat
tertentu. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum
diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contoh hasil rapat
pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan
dinas.
Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat undangan, surat edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan.
Selain itu, ditinjau dari derajat penyelesaiannya, surat dibedakan menjadi
surat sangat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa. Surat sangat segera
merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya.

Tag: menulis

Sebelumnya: Syarat surat yang baik
Selanjutnya : Tips mengirim artikel ke media massa